Employee Advocacy Software- Wie man den richtigen Anbieter findet

Posted by on 24. Juli 2016

Welche Benefits es für Unternehmen bringen kann, seine Mitarbeiter als Markenbotschafter mit einzubeziehen, haben wir kürzlich in einem eigenen Beitrag betrachtet. Employee Advocacy kann nicht nur zu einer quantitativ und qualitativ höheren Reichweite von Unternehmensbotschaften führen, sondern hat darüber hinaus zahlreiche unternehmensinterne Vorteile. Hier sind allen voran der Aufbruch von Silos und der bessere Informationsfluss über Abteilungsgrenzen hinweg zu nennen. Außerdem stärkt die verbesserte interne Kommunikation auch das Gemeinschaftsgefühl und die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.

Die Suche nach der richtigen Employee Advocacy Software gestaltet sich komplex.Das Konzept “Employee Advocacy” boomt und so ist es nicht verwunderlich, dass es eine schier unendliche Zahl an Tool-Anbietern auf dem Markt gibt, die um die Gunst der Unternehmensentscheider buhlen. Die Funktionalitäten und Preismodelle der Employee Advocacy Software-Anbieter unterscheiden sich natürlich, daher sollte man sich vor der Entscheidung genau bewusst machen, was man erreichen möchte und was die eigenen Anforderungen sind. Nicht alles, was technisch möglich ist, muss für das eigene Unternehmen Sinn machen!

Eine Employee Advocacy Plattform bietet den Mitarbeitern eine zentrale Anlaufstelle, an der sie die neuesten Unternehmensnachrichten, Marketingbotschaften, Unternehmensvideos und weitere kuratierte Inhalte auch von Dritten gebündelt einsehen können. Darüberhinaus ist es direkt aus dem Tool heraus unkompliziert möglich, Inhalte über die persönlichen Social-Media-Kanäle mit dem eigenen Netzwerk zu teilen.

Kriterien für die Wahl des Employee Advocacy Software-Anbieters

Marketer, die die Einführung einer Employee Advocacy Software im Unternehmen planen, sollten bei der Auswahl des richtigen Anbieters verschiedene Kriterien beachten und die beinhalteten Features anhand des eigenen Bedarfs gewichten. Folgende Anhaltspunkte können bei der Entscheidung für das eine oder das andere Tool ausschlaggebend sein:

  • Intuitive Bedienbarkeit: Wenn die Mitarbeiter sich auf der Plattform nicht zurechtfinden, ist Frust vorprogrammiert und das Tool wird nicht angenommen werden. Ein brachliegendes Tool ist Geldverschwendung in einer ihrer dramatischsten Formen! Andererseits ist es auch nicht erstrebenswert, dass die Mitarbeiter permanent internen Support bei der Marketingabteilung suchen müssen, um sich mit dem Tool zurechtzufinden. Das ist ineffizient und bindet unnötig Ressourcen.
  • Direkte Anbindung an Social Networks: Das Employee Advocacy Tool sollte ein direktes Teilen von Inhalten in soziale Netzwerke ermöglichen. Vor der Entscheidung für einen Anbieter sollte man also wissen, welche Netzwerke für das eigene Unternehmen besonders relevant sind und darauf achten, dass entsprechende Funktionalitäten vorhanden sind. Problematisch wäre es, wenn man als Online-Modehandel seinen Advocates keine direkte Möglichkeit bietet, Inhalte auf Pinterest zu teilen. Müssen die Markenbotschafter erst einen Link kopieren und sich dann zum Pinnen in ihrem Pinterest-Profil einloggen, ist das für viele schon eine Hürde mehr, die oft nicht mehr genommen wird. Man sollte es den Mitarbeitern also möglichst leicht machen, Unternehmensinhalte mit einem einzigen Klick zu teilen.
  • Terminierung von Posts: Das Tool sollte über eine Möglichkeit verfügen, Social-Media-Posts zu terminieren. So können Mitarbeiter sich einmal am Tag einloggen und direkt mehrere Posts auf verschiedenen Netzwerken antriggern und über den Tag verteilt aussenden.
  • Zuweisung von Rollen: Das Tool sollte verschiedene Nutzerrechte zuweisen können, z.B. eine “Content Creator”-Rolle für die Marketing- und Kommunikationsabteilung sowie Rollen für “Analytics” zur Auswertung von Daten. Darüber hinaus eine Rolle für alle Mitarbeiter, die als Markenbotschafter Inhalte konsumieren und unkompliziert in ihren Netzwerken weiterverbreiten möchten. Diese Möglichkeiten zur Vergabe verschiedener Rollen ist insbesondere vor dem Hintergrund wichtig, ein wenig das Bild nach außen zu steuern. Die Marketing-Mitarbeiter, die in der Corporate Identity fit und mit den Brand & Communication Guidelines vertraut sind, können Blogartikel, Videos und weitere Firmeninhalte so für die verschiedenen sozialen Netzwerke anteasern und aufbereiten, dass nach außen hin ein konsistentes Bild des Unternehmens entsteht.
  • Gruppierung von Usern: Es sollte möglich sein, Nutzer verschiedenen Gruppen zuzuordnen. So wäre es beispielsweise möglich, die Mitarbeiter eines bestimmten Landes, Firmenstandorts oder eines bestimmten Geschäftsbereichs oder einer Abteilung in einer Gruppe zusammenzufassen. Dies hat mehrere Vorteile: Zum einen kann man Gruppen miteinander vergleichen und zum anderen haben die verschiedenen Gruppen verschiedene Informationsbedüfrnisse und man kann ihnen gezielt auf sie zugeschnittene Inhalte anbieten.
  • Schnittstellen zu bestehenden Systemen: Wie gelangen die Unternehmensinhalte in das zentrale Tool? Gibt es Schnittstellen und Möglichkeiten, Blogartikel und neue Youtube-Videos direkt und automatisiert in das zentrale Dashboard einzuspeisen? Diese Fragen sollten dahingehend befriedigend beantwortet werden, dass ein reibungsloser und möglichst automatisierter Ablauf im laufenden Tagesgeschäft gewährleistet wird.
  • Reporting: Welche Reportingmöglichkeiten bietet das Tool? Ist es möglich, Auswertungen auch auf einzelne Social Networks oder nur auf bestimmte Usergruppen runterzubrechen? Ermöglichen mir die Reports, meine Ziele zu messen? Dafür muss man natürlich im Vorhinein Ziele festgelegt und auf messbare Ziele heruntergebrochen haben. Diese smarten Ziele sollten durch das Reporting sichtbar gemacht und die Werte möglichst in Echtzeit einsehbar sein.
  • Mobile App: Es ist kein Geheimnis, dass sich alles immer mehr auf mobilen Bildschirmen abspielt. Daher sollten Marketer sicherstellen, dass die gewählte Employee Advocacy Plattform auch über Tablets und Smartphones gut nutzbar ist.
  • Technischer Support: Das Tool sollte selbstredend stabil laufen und möglichst keine Downtimes haben. Was aber ist, wenn doch mal Hilfe in Technikfragen notwendig ist? Hier macht es Sinn einen Blick darauf zu werfen, wie der Support des Anbieters aufgestellt ist: Wo sitzt der Support und zu welchen Uhrzeiten (vielleicht sogar 24/7) kann ich diesen erreichen? Was besagt das Service Level Agreement (SLA), in welcher Zeit ich mit einer Lösung meines Problems rechnen kann?
  • Implementierung im Unternehmen: Mit welcher Vorlaufzeit für die Implementierung des Tools im Unternehmen müssen Marketer rechnen? Gehören Einführungsschulungen in das Tool für alle Mitarbeiter zum Paket? Was ist mit fortlaufenden Auffrischungsschulungen bei neuen Features, sind diese vielleicht sogar schon in der monatlichen Nutzungsgebühr enthalten?
  • Skalierbarkeit/ Modularisierung: Kann das Tool mit dem Unternehmen gemeinsam wachsen, wenn sich die Anforderungen ändern? Immerhin sprechen wir hier von nicht geringen Investitionen und auch kostenintensive Anpassungen an bereits bestehenden Systemen können notwendig werden. Daher sollte sichergestellt sein, dass das Tool langfristig im Einsatz bleiben und sich neuen Anforderungen flexibel anpassen kann.

Ein paar abschließende Worte: Bei aller Begeisterung für digitale Tools und die elaborierten Steuerungs-, Kontroll- und Measurement-Möglichkeiten sollte man stets auch im Hinterkopf behalten, dass es um das Bild des Unternehmens nach außen und um die Wahrnehmung durch den (potenziellen) Kunden geht. Die extreme Toolverliebtheit und Fixierung auf nicht immer sinnvolle KPIs, die man aktuell teils beobachten kann, bringen uns nicht weiter. Was für seltsame Züge Employee Advocacy momentan manchmal annimmt und wie man hier gegensteuern kann, darum soll es in einem späteren Beitrag gehen.

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